E-mailek és értekezletek akadályozzák hazánkban a munkát

2014. június 23. hétfő, 16:28 • www.hirado.huvállalati kommunikáció, vállalati informatika, email,
Bár a cégek nyitottak az új, vállalati működést támogató szoftverek bevezetésére, sokszor nem a megfelelő megoldást választják – derült ki a DMSONE és az eNET kutatásából. A csoportmunka-támogatás hiányában az irodai dolgozók például havonta közel 3 munkanapot töltenek vállalati meetingeken, és egy tipikus, 5 fős döntéshozatal jellemzően 65 e-mailt generál. Ötven fő felett válik egyre bonyolultabbá a vállalati működés: az 50-500 fős szervezeteknél a háromszintű, afölött pedig már a négyszintű vezetői struktúra a jellemző, ami egyre nehézkesebbé teszi a feladatdelegálást, illetve a kiadott feladatok nyomon követését – derült ki a DMSONE és az eNET által a 2 milliárd forint fölötti árbevétellel rendelkező, legalább 20 fős irodai állománnyal rendelkező vállalatok körében végzett friss kutatásból.

Twitter megosztás
Cikk nyomtatása

Már az adminisztrációs teher is jelentősen megugrik 50 fő felett, a vállalatok ötödénél 50-100 tárolandó dokumentum keletkezik naponta. Nem véletlen, hogy ekkora alkalmazotti létszám felett már legalább 3 vállalati szoftver támogatja a belső munkát. A legjellemzőbb a vállalatirányítási rendszerek alkalmazása (ERP), a 100 fő feletti cégek körében minden második használ ilyet belső működésének támogatására. A mélyinterjúk során az is kiderült, hogy az ERP rendszerek képességeit túlértékelik a vezetők, sokan úgy gondolják, hogy egy ilyen rendszer bevezetésével a dokumentumkezelés és a csoportmunka-támogatás is megoldott. Pedig ezt jellemzően nem vagy csak korlátozott funkcionalitású kiegészítők formájában tartalmazza.

A hazai vállalatok egyébként innovatívnak tartják magukat (1-10-ig terjedő skálán 7,6-os átlagérték), ha a szervezeti működést támogató szoftvermegoldások bevezetéséről van szó. Ez utóbbi kapcsán a döntéshozók kétharmada fő elvárásként a szervezeti működés javulását várja, a konkrét pénzügyi megtérülést mindössze a cégek 12,5 százalékuk jelölte meg elsődleges célként.

Frusztráló e-mailek – javuló e-számla befogadás

Minél nagyobb a szervezet, annál inkább frusztrálóak a meetingek és az e-mailben lebonyolított kommunikáció. A kutatás szerint havonta közel 24 órát, vagyis 3 munkanapot töltenek a dolgozók személyes egyeztetéseken, és három kollégából kettő úgy gondolja, hogy azok egyáltalán nem produktívak. A kutatás alapján lemodelleztek egy, a vállalatoknál tipikusnak mondható e-mail-alapú döntési folyamatot, az eredmények megdöbbentőek. Egy 5 fő bevonásával zajló e-mailes egyeztetés végül 65 üzenetet generált a döntés meghozataláig. Ez egyrészt nem hatékony, ráadásul a növekedési célokat sem támogatja.

A mélyinterjúk során az is kiderült, hogy a vállalatok észlelik, a meetingek és az e-mailek csökkenthetik a hatékonyságot, de jobb eszközöket nem igazán ismernek a belső kommunikáció és a csoportmunka támogatására. Ezek után nem meglepő, hogy a projektmenedzsment, illetve kollaborációs szoftverek alkalmazása a vizsgált vállalatok körében rendkívül ritka.

Nyitottak viszont a hazai vállalatok az e-számlára: kiderült, hogy a vizsgált cégeknek már a háromnegyede fogad be rendszeresen e-számlát. Az iparágak között kiemelkedik a kereskedelem, vélhetően a nagy volumenű számlaforgalom okán. Jó hír, hogy 2 év múlva a befogadási arány 90 százalékos lesz a megkérdezettek körében, ami így a kisebb cégeket is az olcsóbb és környezettudatosabb megoldás irányába terelheti.

Kapcsolódó dosszié: Információs társadalom