„Azt várják tőlünk, hogy segítsünk a dokumentum kezelési folyamatok felmérésében és újra szervezésében”

Interjú Varga Lászlóval a DMS One Zrt. szakmai igazgatójával

2022. március 2. szerda, 09:00
A DMS One Zrt. évek óta együtt működik a Modern Vállalkozások Programjával. A minősített beszállítók közé tartoznak és előadóként is több konferencián szerepeltek már. Így lesz ez március 3-án is. Varga László a DMS One Zrt. szakmai igazgatója a dokumentumok digitalizálásának szükségességéről, az elmúlt néhány év tendenciáiról és jól alkalmazható megoldásokról beszél majd. Beharangozó interjúnk következik!

Twitter megosztás
Cikk nyomtatása

- Infotér: Picit provokatív lesz a kérdés, de én úgy látom, hogy a dokumentum kezelésnek jól jött a korona vírus járvány, jól gondolom?

- Varga László: Természetesen a járvány senkinek nem jött jól, de nem szeretnék ilyen általános igazságokkal kitérni a válasz elől.  Mint a legtöbb piacot a dokumentumkezelést is jelentősen befolyásolta a sajnálatos módon kialakult pandémiás helyzet.

A kép vegyes. Úgy vélem, hogy a vállalatok túlnyomó többsége igyekezett felelős döntést hozni és megoldani, hogy azok a kollégáik, akiknek a munkaköre ezt lehetővé tette, otthonról dolgozhassanak. Mindez kikényszerítette, hogy a kommunikáció, a feladatok kiosztása és a megbeszélések az online térben történjenek. Sok esetben nagyobb önállóságot kellett biztosítani a kollégáknak, ami gyakran pozitív hatást okozott a munkavégzés hatékonyságában, valamint a teljesítményértékelési módszerek terjedése területén. Az elektronikus dokumentumkezelés jelentősége is nagyban megnőtt. A vállalatok azonnal kénytelenek voltak felismerni, hogy a dokumentumok tárolása, a jóváhagyások, a csoportmunka ebben a szituációban nem képes papír alapon működni. A szkennelés és a megszámlálhatatlan e-mailben küldés sem segített átlátni az adminisztrációt. Ennek köszönhetően megnőtt az érdeklődés a dokumentumkezelő rendszerek iránt.

Másrészt, mivel a back-office sok vállalatnál nem volt a figyelem fókuszában ezért maga a dokumentumkezelés fogalma is újdonságként hatott. Gyakori jelenség, hogy a vállalatok egy-egy felszínre került aktuális problémára keresnek választ (például szerződéseket szeretnék tárolni visszakereshető módon anélkül, hogy elvesznének az Excel táblák rengetegében.) és csak fokozatosan derül ki, hogy valójában egy átfogó megoldásra van szükségük.

Nehezítette a helyzetet, hogy sok iparágban a pandémia csökkenő árbevételt, profitot eredményezett és emellett kellett megtalálni – nem egyszer gyorsan – a megoldást a problémákra. Mindez sok esetben kapkodáshoz és félmegoldásokhoz is vezethet. Nem mondanám, hogy a pandémia kitörése után cégünket megrohamozták az ügyfelek: az előző év azonos időszakához képest csökkent az új projektjeink száma. A vállalkozások sok esetben a fő tevékenységük közvetlen problémáira próbáltak koncentrálni. Hatékonyan szervezett, adminisztrált folyamatok nélkül viszont további nehézségek merülhetnek fel, tehát előbb vagy utóbb meg kell, hogy kapja ez a terület is a megfelelő vezetői figyelmet. Az első nehézségek után egyre több vállalat ismerte fel a dokumentumkezelés és a digitális folyamatirányítás jelentőségét és azóta folyamatosan növekvő érdeklődést tapasztalunk.

- Infotér: Mennyire volt nagy a probléma, aztán kihívás az, hogy a vállaltok többsége papír alapú adminisztrációt vezet?

- Varga László: Komoly kihívás volt sok vállalat esetében, hiszen a papír alapú adminisztráció esetén egyrész gondot okozott, hogy például egy-egy szerződés aláírása személyes jelenlétet (vagy futárszolgálattal történő köröztetést) igényelt – de nem ez volt a legnagyobb feladat. Gyorsan elterjedtek ugyan az online megbeszélések is pl. Goolge Meetsen, MS Temasen vagy Zoom-on, valamint megnövekedett az e-mail forgalom. A vállalatok hatékony működéséhez viszont elengedhetetlen az is, hogy a megosztandó információ digitálisan elérhető legyen. A home office-ban dolgozó kollégáknak a munkájukhoz szükségük van arra, hogy belenézzenek egy papíron tárolt 60 oldalas szerződésbe, vagy a teljesítést igazoló dokumentumokba, – sok esetben rövid határidővel. Mindez csak az adminisztrációs folyamatok digitalizációjával valósítható meg. Természetesen azonnal felmerül az igény, hogy csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező kollégák férjenek hozzá az egyes dokumentumokhoz, ami az e-mailen küldéssel nem kontrollálható maradéktalanul.

Fontos, hogy egy döntés meghozatala előtt a vezetők átlássák, hogy az illetékes kollégák a teljesítést ellenőrizték, jóváhagyták mielőtt a cég átutalja egy adott számla ellenértékét. Sok vállalatnál merült fel igényként, hogy ne legyen szükséges a munkaügyet érintő adminisztráció miatt az irodába menniük a járványhelyzet idején.

- Infotér: Tapasztalataik alapján mik voltak az első tennivalók? Hogyan állt hozzá egy vállalkozás a dokumentumok digitalizációjához?

- Varga László: Az elő lépés egy jó átlátható tárolási struktúra kialakítása, ami alatt nem csak a papír alapú dokumentumok digitalizálását értjük, hanem a számos elektronikus csatornán beérkező dokumentum (pl. e-mailes megrendelők, vállalati portálról érkező dokumentumok, cégkapura érkező hatósági levelek) könnyen visszakereshető, hosszú távú tárolására gondolok. Fontos, hogy az adminisztratív munkatársakon kívül az értékteremtő folyamatban részt vevő kollégák (pl. gyártás, értékesítés, pénzügy, minőségbiztosítás) hozzáférjenek a számura fontos dokumentumokhoz és időben értesüljenek a feladatokról. A határidők pontos kezelése, a figyelmeztetések itt kiemelt fontossággal bírnak. Szinte minden vállalatnál előkerül a szerződések kezelésének igénye, valamint az ügyfelekkel, hatóságokkal történő levelezés hatékony támogatása. Tapasztalataink szerint kiemelt területek még a minőségbiztosítás, a HR és az egyes projektek – gyakran elég vaskos – dokumentációjának átfogó nyilvántartása. Gyakori, hogy bonyolult, sokak által szerkesztett és megszámlálhatatlan verzióban létező Excel táblákat kell „leváltanunk” egy áttekinthető és hatékony nyilvántartásra.

Következő lépésként a dokumentumok megosztásával, a csoportmunkával, valamint a feladatok kiosztásával kapcsolatos vezetői teendők nyomon követése kap általában kiemelt figyelmet. Végül ezt követi a legfontosabb folyamatok elektronikus kezelése, nyomonkövetése mint például: a teljesítések igazolása, a számlák jóváhagyása vagy akár egy komplett beszerzési folyamat leképezése.

Ezek után célszerű további folyamatok kezelését is digitális útra terelni, valamint megvizsgálni, hogy mely partnerekkel, beszállítókkal van a legtöbb dokumentációs, adminisztrációs feladat és ezek digitalizációjára a partnerekkel közös – a lehetőségekhez mérten automatizált – megoldást kidolgozni. A különböző üzleti szoftverekkel – leggyakrabban a vállalatirányítási rendszerekkel – történő integráció jelentős segítséget nyújthat abban, hogy kevesebb legyen a redundáns nyilvántartás és a kollégáknak ne kelljen ugyanazt az adatot különböző rendszerekbe (ERP, CRM, DMS) kézzel rögzíteniük. Végül de nem utolsó sorban szeretném megemlíteni a megfelelő riportok szerepét, mely egy jól felépített BI modul segítségével azonnal, valós időben a vezetők rendelkezésére állnak

- Infotér: Mi a „kötelező minimum”, ahhoz, hogy egy vállalat adminisztrációja karantén szituációban is működni tudjon?

- Varga László: A már említett első lépés. Meg kell oldanunk, hogy a dokumentumokat, az információt rendezetten és digitálisan tároljuk és képesek legyünk megosztani azokkal a kollégáinkkal, akiknek erre a munkájukhoz szükségük van.

- Infotér: Hová lehet eljutni? Mikor mondják azt egy vállalkozásra, hogy hatékonyan kezeli a dokumentumait?

- Varga László: Úgy gondolom, hogy a dokumentumok elektronikus tárolása és legalább a fontosabb üzleti folyamatok elektronikus kezelése elengedhetetlen, hogy hatékonyságról beszéljük. Ha például egy szerződés teljesítésével kapcsolatban szükséges fontos döntést hoznunk, akkor azonnal rendelkezésünkre álljanak a szerződés fontosabb adatai (mérföldkövek, határidők) az összes kapcsolódó dokumentum (teljesítési igazolások, dokumentációk) valamint átlátható legyen az a folyamat, hogy ki, mikor milyen jóváhagyási feladatott kapott vagy végzett el ezzel kapcsolatban.

- Infotér: Miben tudnak Önök segíteni a hazai KKV-k-nak?

- Varga László: Elsőre az jutott az eszembe, hogy az ország legelterjedtebb dokumentumkezelő rendszerével, de valójában ennél már jóval többet igényel a piac. Az elmúlt évek során azt tapasztaltuk, hogy a szoftver funkcionalitása és könnyen kezelhetősége mellett kiemelt figyelem kíséri a nyújtott szolgáltatást. Ügyfeleink azt várják tőlünk, hogy segítsünk a folyamataik felmérésében, és amennyiben szükséges működjünk közre azok újraszervezésében, hogy ők a saját fő tevékenységükre koncentrálhassanak. Kiforrott bevezetési módszertanunk különböző méretű és iparágban tevékenykedő vállalatoknál is megállta a helyét. A megfelelő testreszabáson, oktatáson és a gondosan végrehajtott pilot fázison túl kritikusan fontosnak tartjuk az un. post go live biztosítását az éles indítás után. Ügyfeleinkkel hosszú távon gondolkodunk együtt ezért a megfelelő, személyre szabott support nélkülözhetetlen.

- Infotér: Hogyan és mikortól kapcsolódnak a Modern Vállalkozások Programjához?

- Varga László: Évek óta folyamatosan együttműködünk a Magyar Kereskedelmi és Iparkamarával. Úgy gondoljuk, hogy termékeink és szolgáltatásaink értékesítése mellett foglalkoznunk kell a szakma, az iparág fejlődésével. Kollégáink rendszeresen tartanak szakmai előadásokat, publikálnak. Magam is nagyon örülök a megtisztelő felkérésnek, hogy itt lehetek.

- Infotér: Mik a tapasztalataik?

- Varga László: Úgy gondolom, hogy egyre több KKV ismeri fel ennek a területnek a szükségességét. Sok cég szerzett már tapasztalatot valamilyen vállalatirányítási rendszer bevezetésével, de még a kisvállalatok is rendelkeznek számlázó szoftverrel, készletgazdálkodási rendszerrel, útnyilvántartó szoftverrel. Számos egyedi táblázatos nyilvántartást használnak már a legkisebb cégek is. Tehát a digitalizáció nem új, nem idegen a KKV szektortól sem. Ami talán újdonság, az a felismerés, hogy a dokumentumok rendezett, digitális tárolására és az üzleti folyamatok elektronikus irányítására is figyelmet kell fordítani. A hagyományos adminisztratív folyamatok mellett – mint a szerződések, teljesítést igazoló dokumentumok vagy számlák kezelése – a fő értékteremtési folyamatot kísérő dokumentumok (gyártási utasítások, szállítólevelek, minőségbiztosítási dokumentumok) hatékony elektronikus tárolása, kezelése is üzletkritikussá vált napjainkra. Jó hír, hogy mindez már elérhető a KKV-k számára is. Egy megfelelően testreszabott, rugalmas dokumentumkezelő rendszer képes hatékonyan működni ebben a gyorsan változó környezetben.